Kundendienst · Heizung · nach der Wartung
Der Monteur ist bei der Wartung, und ein Teil muss erst bestellt werden. Er muss also nochmal hin. Ob daraus wirklich ein zweiter Termin wird, steht heute oft nur im Kopf des Monteurs. In Auralex meldet er das mit einem Tipp oder einem Satz, der Termin wird im Kalender orange und bleibt es, bis der neue Termin steht.
Grün ist fertig
orange heißt nochmal hin
Ende September saß ich mit einem Heizungsbetrieb zusammen, mit dem ich heute arbeite. Viel Wartung, viel Kundendienst, mehrere Monteure. Das Büro plant im Kalender, und am Abend will es wissen, was aus dem Tag geworden ist. Der Chef, wörtlich:
„wir haben jetzt beispielsweise ähm das Problem, dass jetzt ein Mitarbeiter jetzt bei einem Kunden eine Wartung durchführt und dort gleichzeitig ein Folgetermin braucht. … weil das haben wir jetzt ganz oft, dass wir jetzt plötzlich bei den Wartungen dann noch ein Ersatzteil bestellen muss."
Und zum Material, später im selben Gespräch: Man soll sehen, ob es bestellt ist, „damit wir nicht jedes Mal die Regiescheine durchgehen müssen, die Jungs anfragen, habt ihr das bestellt, nicht bestellt".
Aus einem Termin mit einem Heizungsbetrieb · September 2026An welchem Tag vielleicht der Kunde noch nicht grün ist, dass der vielleicht vergessen wurde.
Wonach er im Kalender rückwirkend sucht, so hat er es gesagt · September 2026
Blau ist eingeplant und noch nicht fertig. Grün ist erledigt, und dafür muss niemand extra klicken: Hat der Monteur an der Anlage die Wartung gebucht oder am Termintag beim Kunden seinen Regieschein geschrieben, wird der Termin von selbst grün. Orange heißt Folgetermin nötig. Das schlägt grün, auch wenn der Regieschein vom ersten Besuch schon da ist, denn das Teil fehlt ja noch. Erst wenn der neue Termin steht, wird der alte wieder grün und trägt das Datum des neuen.
Abends durch die Tage
und sehen, wer nicht grün ist
Der Monteur tippt in der App bei seinem Termin auf Folgetermin nötig, mit einem kurzen Grund, etwa Dichtung fehlt. Hatte er vorher schon Erledigt gedrückt, nimmt Folgetermin nötig das zurück, damit der Termin nicht grün dasteht, obwohl er wieder hin muss. Ein Monteur meldet nur zu seinen eigenen Terminen.
ein TippAm selben Termin steht, wer das Teil bestellt: Kein Material, Monteur hat bestellt, Büro muss bestellen oder Büro hat bestellt. Hat das Büro bestellt, stellt eine spätere Meldung des Monteurs das nicht zurück. So wird kein Teil zweimal bestellt, und niemand muss die Jungs anrufen.
vier StändeWer seinen Bericht einspricht, muss nichts extra drücken. Sagt der Monteur, er musste noch zwei Schrauben bestellen, bekommt das Büro eine Aufgabe Material bestellen mit Kunde und Anlage, und am Termin steht Büro muss bestellen. Sagt er, er hat es schon bestellt, steht dort Monteur hat bestellt, ohne Aufgabe. Sagt er, er muss nochmal hin, wird der Termin orange.
aus dem BerichtJeder offene Fall liegt im Fach Folgetermin nötig neben dem Kalender, der älteste zuerst, über alle Wochen. Das Büro zieht die Karte auf einen Tag und einen Monteur. Das Formular steht schon ausgefüllt da: Kunde, Anlage, Art, Dauer und der Grund als Bemerkung. Abgetippt wird nichts.
ziehen, nicht tippenSobald der Folgetermin gespeichert ist, ist der alte abgehakt und wieder grün, mit dem Datum des neuen. Fuhr der Monteur mit dem Teil einfach vorbei, ohne neuen Termin, reicht ein Erledigt am alten Termin.
ohne DoppelungIst der Termin eine Wartung an einer Anlage, heißt Erledigt im Kalender Gewartet und bucht die Wartung wie in der Wartungsliste: die nächste Fälligkeit rückt zwölf Monate weiter. War sie schon gebucht, bucht Auralex sie nicht ein zweites Mal.
nie doppeltNein. Jeder Termin, nach dem ein Folgetermin nötig ist und noch keiner steht, liegt zusätzlich im Fach Folgetermin nötig neben dem Kalender, über alle Wochen, der älteste zuerst. Zurückblättern geht trotzdem, und die Farben stimmen auch rückwirkend.
Nein. Hat er an der Anlage die Wartung gebucht oder am Termintag beim Kunden einen Regieschein geschrieben, wird der Termin von selbst grün. Melden muss er nur, wenn es nicht fertig ist: Folgetermin nötig.
Am Termin steht der Materialstand: Kein Material, Monteur hat bestellt, Büro muss bestellen oder Büro hat bestellt. Hat das Büro bestellt, kann eine spätere Meldung des Monteurs das nicht mehr zurückstellen, damit das Teil nicht zweimal bestellt wird.
Ja. Sagt er in seinem Bericht etwa, er musste noch zwei Schrauben bestellen, legt Auralex dem Büro eine Aufgabe Material bestellen mit Kunde und Anlage an und vermerkt am Termin Büro muss bestellen. Sagt er, er muss nochmal hin, steht am Termin Folgetermin nötig. Das klappt, wenn Auralex den Bericht seinem Termin zuordnen kann, sonst bekommt das Büro einen Hinweis zum Einplanen.
Nein. Das Büro zieht die Karte aus dem Fach in den Kalender, und das Formular steht schon ausgefüllt da: Kunde, Anlage, Art, Dauer und der Grund als Bemerkung. Gespeichert wird erst, wenn das Büro es tut. Mit dem Kunden spricht ein Mensch.
Auralex legt den Folgetermin nicht selbst in den Kalender und ruft auch keinen Kunden an. Es sorgt dafür, dass der Fall nicht verschwindet, bis jemand im Büro ihn einplant. Wann der Monteur wieder hinfährt, entscheiden Sie.
Der Materialstand am Termin sagt, wer das Teil bestellt und ob es bestellt ist. Er bestellt selbst nichts beim Großhandel. Und aus einem eingesprochenen Bericht vermerkt Auralex den Folgetermin nur dann am Termin, wenn es den Bericht diesem Termin zuordnen kann. Geht das nicht, bekommt das Büro einen Hinweis, statt dass Auralex rät, welcher Termin gemeint war.
Stand Oktober 2026 · wenn sich das ändert, steht es hier15 Minuten am Telefon. Sie erzählen mir, wie bei Ihnen heute ein Folgetermin entsteht und wer das Ersatzteil bestellt, und ich sage Ihnen ehrlich, ob das bei Ihnen so laufen kann.
So fängt es an · Der Fahrplan, schriftlich →
